Boîte à Outils – Suivre ses projets

Ici Miguel,

Etant pourtant quelqu’un de très organisé, j’ai toujours eu des difficultés à réellement mettre de l’ordre dans mes idées quant aux différentes étapes achevées à l’issue d’un projet. 

Je m’explique : Vous est-il déjà arrivé de taffer des heures (ou des semaines pour les plus motivés) sur un projet ? De résoudre à tas de problème qui se posent à vous sans les avoir spécialement anticipés ? D’être tellement fière de ce que vous avez accomplis après des heures d’acharnement que vous n’attendez plus qu’une chose : le montrer autour de vous ? 

Personnellement, j’ai déjà vécu ce genre de situation gratifiante par le passé, atteins la finalité de mon projet et attendre patiemment de devoir le présenter. Et j’imagine que très certainement vous aussi. On se souvient tous des rapports de pseudo-projet scolaire que l’on nous demande de rendre (et présenter la plupart du temps) depuis le collège. TP notés, exposés, fiches de lectures, TPE, oral d’Histoire des Arts (dédicace à la génération 2000) … Ce n’est certainement pas les exemples qui manquent dans les recoins de votre mémoire. 

« Bref, on a compris les mauvais souvenirs scolaires mais tu veux en venir où ? » !  

Et bien, en ce qui concerne les projets achevés ou non, j’ai constaté qu’il est souvent difficile, une fois déjà bien avancé, de revenir aux origines de celui-ci afin de l’expliquer pas à pas, de la manière la plus authentique possible.  

Que l’on doit retranscrire notre démarche de manière manuscrite ou oral, on utilise souvent (et heureusement !) de petits raccourcis narratifs afin de simplifier ses explications. On essaye le plus souvent de fluidifier son raisonnement, ses explications, parfois au détriment d’éléments chronologiques plutôt intéressant. On raconte son histoire comme elle réapparait dans notre tête en passant outre les problèmes que l’on a surmonté et, qui aujourd’hui, nous paraissent pourtant si triviaux à résoudre. 

L’histoire sonne tellement naturellement dans notre tête qu’au moment de la restitution, certaines anomalies temporelles ou certains épisodes imprécis semble se mêler à nos souvenirs.  

Quand est-ce que j’ai commencé à travailler dessus ? Est-ce que j’ai fais cette étape avant celle-ci ou l’inverse ? Ou avais-je été piquer ces informations ? Comment est-ce que j’avais procédé pour résoudre ce truc ? 

Une multitude de petites incohérences qui certes ne sont que rarement pertinentes, mais qui pourtant peuvent altérer votre histoire d’origine et parfois vous bloquer dans d’autre projets. 

Ce serait bête de galérer comme un fou à résoudre un problème ou de s’appliquer à faire les choses selon une méthode bien précise pour qu’au final, quelques semaines, mois ou années après, que l’on oublie tout et que l’on soit contraint de tout reprendre à 0.  

Et vu que chez InCrew on a horreur des pertes de temps inutiles, on a décidé de vous partager notre petite astuce simple comme tout, et qu’on met en place à chacun de nos gros projets afin de ne rien oublier dans les différentes étapes de notre travail. 

L’astuce d’InCrew :

Pour cette astuce simple comme bonjour, la seule chose que vous avez besoin (en plus de votre motivation et assiduité à toute épreuve), est un simple tableau Excel ! Compris ? Allez à plus dans un prochain article !  

Non ne vous inquiétez pas, nous ne sommes pas aussi vicieux pour vous faire autant languir et vous abandonner si vite. Je vais vous expliquer très simplement comment procéder. 

Tout d’abord vous devrez ouvrir une nouvelle feuille de calcul Excel que nous avons décidé d’appeler une « Project’s Timeline » ou encore « Feuille de tâche » (ouais je sais, la version française claque beaucoup moins). Si vous n’adhérez pas spécialement à notre petit nom, proposez-nous le vôtre en commentaire ! Vous êtes également libre de le faire directement sur papier mais pensons aux petits arbres de notre planète et privilégions les moyens numériques au moins pour cette astuce 😉 

Une fois créée, cette feuille sera agencée sous forme de tableau avec une colonne pour la date (généralement celle la plus à gauche) et les autres colonnes se verront inscrire le nom de chaque personne travaillante activement sur le projet (exemple : une colonne Miguel, et une autre Fouillac). Vous pouvez également y rajouter une colonne commune supplémentaire pour toute tâche réalisée en groupe. 

La suite n’est pas très compliquée, il vous suffira, vous et tout autre personne inscrite dans ce tableau, de noter les tâches importantes (et j’insiste bien sur importantes, il ne s’agit pas de noter des taches récurrentes qui pourraient encombrer votre tableau) que vous ou cette personne a réalisé et à quelle date. Si vous avez rencontré des difficultés à passer une étape, n’hésitez pas à détaillez un peu plus cette case en y ajoutant par exemple comment vous avez réussi à y trouver des solutions. 

Ce process peut de prime abord paraitre assez futile, mais pourtant vous aurez l’occasion de vous rendre compte de l’importance d’être organisé et de noter son avancement, quand vous souhaiterez retranscrire authentiquement tout votre cheminement et surtout, revenir sur d’ancienne difficultés déjà surpassées. 

Pour vous dire la vérité, j’ai moi-même constaté cette fâcheuse tendance à emmêler ses souvenirs lors de la rédaction de l’article 6 de l’InCrew Adventure : On touche le bout ! 

En effet, pour vous révéler un petit secret, lors des premiers articles de cette section, nous avions entre 2 ou 3 mois de décalage entre le sujet de l’article et notre vie actuelle. Par là je veux dire que l’on écrivait des articles sur les « nous » d’il y a 3 mois, afin de pouvoir se concentrer sur le récit des épisodes qui nous ont réellement marqués et qu’on jugeait le plus pertinents. 

Comme vous vous en doutez, plus on tardait à écrire sur un évènement passé, plus tous les autres évènements qui arrivait venaient s’ajouter sur la pile de notre mémoire et perturber la stabilité de notre chronologie.  

Aujourd’hui ce simple petit tableau nous permet déjà dans un premier temps d’avoir une idée générale de toutes les étapes que nous avons accomplis depuis le lancement de notre premier site internet (et c’est plutôt motivant en fait !). De plus, ce dernier constitue aussi pour nous une mine d’inspiration, contenant plein de sujets intéressants sur lesquels nous sommes aujourd’hui apte à écrire un article.  

Si vous ne semblez toujours pas convaincu par l’efficacité de cette petite astuce, pourquoi ne pas agir en bon sceptique en la testant par vous-même pour nous dire honnêtement comment elle fonctionne sur vous ? Nous serions ravis de pouvoir en discuter ^^ 

Sur ceux, on se dit au revoir et à plus dans un prochain article l’équipe ! 

Miguel  

Cofondateur InCrew Company 

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